Ce que nous savons faire et ce que nous aimons vraiment, c'est organiser des événements. Ce n'est pas pour rien que nous avons créé le nôtre, le pressday PRfact, pour organiser deux fois par an un superbe événement pour nous et nos clients. C'est pourquoi il est vite devenu évident l'année dernière que nous ne nous laisserions pas décourager par les dispositions relatives au Coronavirus et que nous organiserions un event numérique ou hybride. Nous avons donc acquis une grande expertise en matière d'organisation d'événements virtuels – dans cet article de blog, nous partageons nos trois principaux enseignements et quelques questions pour une planification parfaite:
1. The Reason Why: certaines règles de base n'ont pas changé au cours de l'année écoulée: les journalistes sont toujours très pris et une invitation à une occasion doit avoir une particularité pour les inciter à y assister. Quelle est l'USP de l'événement, pourquoi le rédacteur ou l'influenceur devrait-il s'inscrire, qu'avons-nous à offrir d'unique? L'événement doit avoir plus de valeur informative que ce que nous pourrions partager dans un communiqué de presse. Pouvons-nous trouver un intervenant passionnant? Quelles surprises pouvons-nous prévoir lors du pressday? Est-ce une bonne idée d’inviter un hôte externe de renom, serait-il un aimant à invités?
2. Dépasser les frontières: les rencontres numériques offrent un grand avantage et une opportunité passionnante: elles peuvent traverser les frontières nationales. D'une part, il est possible de proposer aux journalistes de participer à des événements mondiaux et, d'autre part, d'inviter des intervenants d'autres pays à se joindre à vous (attention: lors de la programmation, pensez au décalage horaire et à la langue!). Une valeur ajoutée qui n'est malheureusement pas toujours possible avec les rencontres en présentiel.
3. L'organisation est primordiale: cela semble simple, mais est élémentaire. Tout comme pour la planification d'un event physique, les mêmes paramètres s'appliquent à l'organisation d'un événement virtuel. Le choix de la date et de l'heure de la journée est important, tout comme la durée de l'événement. Sans oublier: le lieu: sur quel logiciel aura lieu la vidéoconférence, avons-nous besoin d'un arrière-plan virtuel et à quoi ressemblera le décor? Il faut également tenir compte du catering: les participants sont-ils censés consommer quelque chose pendant l'événement et, le cas échéant, donner leur avis sur ce qu'ils ont goûté? Dans ce cas, il faut s'organiser en amont et coordonner précisément la livraison des produits. Les goodies bags sont également très appréciés lors de rencontres virtuelles: doivent-ils être envoyés à l'avance ou en guise de remerciement a posteriori? L'organisation d'un événement virtuel n'est en aucun cas plus facile, elle prend tout autant de temps et nécessite un délai de préparation suffisant.
Nous nous réjouissons déjà des nombreux événements à venir – qu'ils soient physiques ou numériques. Avez-vous besoin d'aide pour organiser un salon? Vous pouvez contacter notre équipe à l'adresse info@prfact.ch.
