Was wir richtig gut können und was uns richtig Spass macht, ist das Organisieren von Events. Nicht umsonst haben wir mit dem PRfact Pressday ein eigenes Event geschaffen, um für uns und unsere Kunden zweimal im Jahr einen tollen Anlass auf die Beine zu stellen. Und daher war im vergangenen Jahr schnell klar: Wir lassen uns von den Corona-Bestimmungen nicht entmutigen und setzen auf digitale oder hybride Veranstaltungen. So blicken wir mittlerweile auf ein grosses Know-how bei der Organisation von virtuellen Events – die drei wichtigsten Learnings mit einigen Fragen für die perfekte Planung teilen wir in diesem Blogpost:
1. The Reason Why: An bestimmten Grundregeln hat sich auch im letzten Jahr nichts geändert: Die Zeit der Journalisten ist noch immer knapp bemessen und eine Eventeinladung bedarf eines besonderen Clous, um sie zu einer Teilnahme zu bewegen. Was also ist der USP des Events, warum sollte der Redaktor oder Influencer sich anmelden, was können wir Einzigartiges anbieten? Der Anlass sollte mehr Newswert haben, als wir in einer Medienmitteilung kommunizieren könnten. Können wir mit einem spannenden Speaker aufwarten? Welche Überraschungen lassen sich während des Events einbauen? Ist ein externer, prominenter Host eine gute Idee und vielleicht ein Gästemagnet?
2. Grenzen überschreiten: Digitale Events bieten einen grossen Vorteil und eine spannende Chance: Sie können Landesgrenzen überschreiten. So ist es zum einen möglich, Journalisten den Zugang zu globalen Events zu verschaffen, zum anderen bietet sich so die Möglichkeit, relevante Speaker aus anderen Ländern für das eigene Event einzuladen (Achtung: bei der Terminplanung an die Zeitverschiebung und an die Sprache denken!). Ein Mehrwert, der bei persönlichen Veranstaltungen leider nicht immer möglich ist.
3. Organisation ist alles: Klingt simpel, ist aber elementar. Genau wie bei der Planung eines physischen Events gelten bei der Organisation eines virtuellen Anlasses die gleichen Parameter. So ist die Auswahl des Datums und der Tageszeit wichtig, ebenso die Dauer des Events. Nicht zu vergessen: die Location: Über welchen Anbieter läuft die Videokonferenz, benötigen wir einen virtuellen Hintergrund und wie sieht das Setting aus? Auch an das Catering ist zu denken: Sollen die Teilnehmer während der Veranstaltung etwas konsumieren und ggfs. auch gleich Feedback zu dem Gekosteten geben? Dann bedarf es einer entsprechenden Organisation im Vorfeld und eine genaue Lieferabstimmung.
Viel Freude bereiten auch bei virtuellen Anlässen die Goodiebags: Müssen diese bereits im Vorfeld zugeschickt werden oder als Dankeschön im Nachgang? Keineswegs ist die Organisation einer virtuellen Veranstaltung einfacher, sie ist ebenso zeitintensiv und benötigt ausreichend Vorlauf.
Wir freuen uns bereits auf zahlreiche weitere Events – sei es physisch oder digital. Benötigen Sie Hilfe bei der Organisation eines Anlasses? Dann wenden Sie sich gerne an unser Team unter info@prfact.ch.
